 |
LÀM VỪA LÒNG
CẤP TRÊN
Làm vừa lòng cấp trên dễ mà lại khó. Dễ, nếu như bạn là
người tài năng, hội tụ đủ những đức tính, kinh nghiệm cần thiết. Khó, nếu như bạn
không đáp ứng được những mong mỏi của cấp trên. Vậy, để cấp trên hài lòng về
mình, bạn phải làm thế nào?
1. Có năng lực và thành tích trong công tác
Một cấp trên đủ đức, đủ tài bao giờ cũng mong muốn cấp
dưới của mình có năng lực trong công tác. Điều đó thể hiện ở một số mặt: sự
năng động, trung thực và tháo vát. Người làm công tác lãnh đạo luôn mong muốn
đơn vị mình đạt được thành tích cao. Quan hệ tốt với cấp trên và đồng nghiệp
nhưng bạn chẳng đạt được thành tích nào cả hoặc thành tích chỉ đạt mức bình
thường thì chưa chắc bạn đã làm cấp trên vừa lòng.
Cách tốt nhất làm vừa lòng cấp trên là bạn phải hăng hái
làm việc. Một cấp dưới vững vàng, quyết đoán, năng nổ trong công việc thì chắc
chắn nâng cao được hiệu quả công việc. Lúc đó, cấp trên tán thưởng bạn là lẽ
đương nhiên. Lẽ dĩ nhiên, cấp trên càng tín dùng bạn hơn.
Tuy nhiên, hăng hái làm việc không có nghĩa là đem lại
kết quả tồi. Bạn nên tránh tình trạng "đầu voi đuôi chuột". Bạn cần
phải dự kiến chính xác kết quả khi phát sinh những tình huống bất ngờ. Bạn
không nên xử lý công việc một cách chậm chạp. Dù có cố gắng, nỗ lực mà công
việc không trôi chảy, không thoả mãn mong muốn thì chắc chắn bạn không nhận
được sự ủng hộ, tín nhiệm của cấp trên.
Trong hoàn cảnh hiện nay, nếu bạn làm việc nhiệt tình,
chăm chỉ, không tiếc công tiếc sức mà tài năng không có, bạn sẽ không thành
công trong công việc hoặc hiệu quả đạt được không cao.
Nếu nói: "Tôi là người thật thà, chăm chỉ nhưng tôi
chẳng có tài năng trình độ gì đặc biệt" thì sẽ chẳng có ai chấp nhận bạn
cả? Nói chung không ai là không có một khả năng nào. Cái quan trọng là phải
biết phát hiện, học hỏi trau dồi thêm thì việc thể hiện nó không phải là quá
khó.
Muốn cấp trên đánh giá, nhìn nhận đúng đắn về mình, bạn
phải nắm được những điểm mấu chốt cần thiết để hoàn thành chức trách phận sự
của mình từ đó tìm cách nâng cao hiệu quả công việc.
Tuy nhiên, thể hiện năng lực của mình không khó, bạn chỉ
cần thể hiện một cách tự nhiên, không gượng ép là được.
Bạn có thể thực hiện bằng nhiều cách sau:
+ Bạn phải thường xuyên trao đổi đồng thời cung cấp những
thông tin cần thiết liên quan đến công việc của mình đối với cấp trên. Có như
vậy, cấp trên dễ dàng đánh giá công việc mà bạn đang làm. Nếu đợi đến khi hoàn
thành công việc, hoặc cấp trên hỏi đến, bạn mới trình bày thì hiệu quả công
việc sẽ kém hẳn. Thường xuyên trao đổi, cung cấp thông tin, bạn có thể nắm được
tình hình cấp trên. Ngược lại cấp trên nắm rõ tình hình của bạn. Bạn biết rõ
cấp trên cần gì, những tin tức nào đáng quan tâm, từ đó bạn xác định được độ
tin cậy của thông tin.
+ Trong khi trình bày, báo cáo tình hình công việc, bạn
phải nắm rõ được điểm then chốt để có cách trình bày ngắn gọn, rõ ràng, dễ
hiểu. Không nên nói lan man, dài dòng khó hiểu. Vì như thế, cấp trên sẽ đánh
giá bạn không có khả năng làm việc. Bạn cần phải trình bày một cách khúc triết,
đi từ bao quát tổng thể đến chi tiết. Cách làm này vừa rành rọt, vừa dễ hiểu.
Cấp trên sẽ đánh giá bạn là người có óc tổng hợp.
Một nhà triết học từng nói: "Không biết nói những
lời rành rọt sắc sảo, mà chỉ biết lý thuyết dông dài đơn điệu, chứng tỏ người
đó thần kinh trì trệ chậm chạp". Câu nói đó chứng tỏ tầm quan trọng của
cách trình bày.
+ Bên cạnh đó, bạn phải nắm bắt được thời điểm. Lúc nào
nên báo cáo tình hình, lúc nào không thích hợp. Bạn cũng cần phải dự kiến trước
những vấn đề sẽ gặp phải. Cách báo cáo tình hình công việc cũng phải được bạn
lựa chọn một cách phù hợp. Ngoài yêu cầu trình bày rõ ràng mạch lạc, bạn cũng
cần phải khéo léo, nếu không cấp trên sẽ cho rằng bạn đang kể công. Điều đó dẫn
đến cấp trên coi thường bạn. Nếu thời gian cho phép, bạn có thể dùng hình thức
vừa nói chuyện dông dài vừa trao đổi công việc. Nên giới thiệu thành tích của
mình một cách tế nhị, tránh hiểu lầm bạn đang khoe khoang.
+ Trong khi trao đổi công việc, bạn cần chú ý xoay quanh
trọng tâm vấn đề, không nên bê nguyên xi tất cả. Một số người khi trình bày
thường dẫn chứng tỉ mỉ mà quên đi những điểm trọng tâm khác. Cách làm đó khó
gây ấn tượng đối với cấp trên. Bạn có thể đưa ra những hình vẽ, những ví dụ
minh hoạ để chứng minh, bạn phải vận dụng một cách linh hoạt. Như thế sẽ làm
nổi bật thế mạnh của bản thân. Chẳng hạn, trong buổi báo cáo, bạn phải biết
chốt lại những vấn đề quan trọng. Cấp trên nghe có lý thì ấn tượng về bạn trong
lòng cấp trên đẹp hơn.
+ Bạn đạt được thành tích nào đó, được cấp trên khen
ngợi. Thực tình, bạn rất vui nhưng cách thể hiện của bạn như thế nào thì cấp
trên càng cảm thấy hài lòng hơn? Trong trường hợp như thế, bạn phải tỏ rõ cho
cấp trên thấy rằng mình rất phấn khởi và biểu thị lòng cảm ơn. Chẳng hạn:
"Cậu làm việc này rất tốt. Cậu đúng là người có năng lực. Quả là tôi không
nhìn nhầm người". Nhận được lời khen ngợi đó, nhiều người chỉ nói:
"Em có làm được gì đâu". Thực ra câu nói đó của cấp dưới là biểu lộ
sự ngượng ngùng, khiêm tốn. Những điều đó làm cấp trên mất hồ hởi, hào hứng. Trong
trường hợp này, bạn nên nói: "Cảm ơn thủ trưởng!" hoặc "Cũng do
thủ trưởng tín nhiệm đấy thôi". Nếu bạn tỏ ra bình thường, nhạt nhẽo như
không có chuyện gì xảy ra thì rất có thể gây ảnh hưởng xấu đến thành tích công
tác của bạn. Vì vậy, biết cách thể hiện, thành tích của bạn không bị lu mờ mà
cấp trên không bối rối, khó xử.
2. Thường xuyên trao đổi công việc
Cấp dưới có năng lực, kinh nghiệm đến đâu thì cũng phải
chịu sự chi phối của cấp trên. Nếu không có sự cho phép và giúp đỡ của cấp
trên, bạn sẽ chẳng làm được gì cả, chứ đừng nói đến chuyện lập thành tích. Bạn
được cấp trên giao việc, công việc đến một chừng mực nào đó bạn cần phải báo
cáo với cấp trên. Vì cấp trên là người quản lý điều hành mọi việc trong cơ
quan. Họ phải quản lý nhiều đầu mối, điều phối nhiều mối quan hệ. Cho nên, cấp
trên nhất thiết phải nắm tình hình công việc một cách bao quát, nhằm đôn đốc,
thúc đẩy tiến độ chung của công việc. Nếu bạn không thường xuyên báo cáo tình
hình công việc của mình với cấp trên, bạn sẽ đẩy cấp trên vào tình huống khó
xử. Bởi họ sẽ không bao quát được công việc, không giám sát tình hình tiến
triển của cơ quan. Tuy nhiên, một khi cấp dưới có kinh nghiệm, kiến thức và
năng lực khá, họ có đủ niềm tin và khả năng hoàn thành công việc. Cho nên họ
không muốn báo cáo một cách thường xuyên với cấp trên. Vì điều đó gây mất thời
gian, gián đoạn thời gian thực hiện công việc của họ. Họ muốn tiến hành công
việc một cách độc lập, không bị ai quấy rầy. Vậy nên xử trí như thế nào về vấn
đề này?
Đối với người lãnh đạo xởi lởi, cấp dưới vì lười nhác,
hoặc không coi trọng việc báo cáo công việc mà không thường xuyên trao đổi thì
họ cũng bỏ qua và cho rằng anh ta do quá bận công việc hoặc, có lẽ anh ta vẫn
đang hoàn thành nên không báo cáo. Mặt khác, cũng có thể cấp trên cho rằng có
lẽ anh ta còn e ngại hoặc có thể gần đây mình trở nên khó tính...
Với những lãnh đạo như vậy, bạn có thể bỏ qua vài lần.
Nhưng, trong quá trình làm việc lâu dài, bạn nên thực hiện việc này thường
xuyên đều đặn hơn. Cấp trên dù dễ tính nhưng thấy bạn hay trao đổi tình hình
công việc cũng tỏ ra hài lòng vì bạn. Ông ta sẽ cho rằng bạn là người rất tích
cực trong công việc. Hơn nữa, khi gặp những tình huống bất ngờ, chính bạn là
người tránh cho cấp trên lâm vào tình huống khó xử. Ví dụ: Bạn được cấp trên
giao phụ trách triển khai một dự án. Bạn thường xuyên trao đổi với lãnh đạo của
mình về tiến độ triển khai công việc. Cấp trên nắm chắc tình hình, lãnh đạo cấp
trên của bạn yêu cầu thông báo việc triển khai. Lúc này, lãnh đạo của bạn hoàn
toàn chủ động báo cáo kết quả. Như vậy, bạn đã gián tiếp đưa cấp trên khỏi sự
lúng túng. Trường hợp ngược lại xảy ra, bạn sẽ bị cấp trên quở trách là thờ ơ,
bàng quan với công việc. Rất có thể bạn còn bị đánh giá là vô trách nhiệm.
Với cấp trên khó tính, hay soi xét, họ sẽ cho rằng bạn
coi thường ông ta. Khi đã nghĩ như thế, ông ta sẽ dựa vào quyền uy có trong tay
để bảo vệ uy danh của mình bằng những hành động bất lợi đối với bạn.
Tóm lại, nếu bạn muốn trở thành trợ lý đắc lực của cấp
trên, bạn không được lười nhác báo cáo công việc với cấp trên. Để làm tốt điều
đó, bạn chỉ cần tuân theo những yêu cầu sau:
- Công việc làm đến một giai đoạn nào đó, bạn báo cáo
ngay với cấp trên.
- Khi hoàn thành công việc, bạn phải báo ngay với cấp
trên.
- Nếu công việc cần nhiều thời gian để giải quyết, bạn
phải kịp thời báo cáo với cấp trên.
3. Hiểu ý muốn
của cấp trên
Một cấp dưới được coi là đáng tin cậy phải biết được cấp
trên mong muốn gì ở mình để phấn đấu. Bạn cũng cần phải lưu ý, mong muốn của
cấp trên ở từng thời điểm, từng giai đoạn có khác nhau. Tức là thay đổi tuỳ
theo tính chất và cách suy nghĩ của cấp trên.
Với cấp trên có tính cẩn thận, bạn không nên đề xuất này
nọ hoặc yêu cầu thứ này, thứ khác mà phải để công việc tiến triển một cách tuần
tự, tốt đẹp. Nếu không, bạn sẽ làm cấp trên phật ý. Tuy nhiên, bạn chỉ biết
nghe lệnh của cấp trên để làm việc tốt hơn. Hơn nữa, bạn còn phải nghĩ ra nhiều
biện pháp phá vỡ hiện trạng để tiến lên. Bạn không nên khoanh tay ngồi chờ chỉ
thị của cấp trên mà không giúp gì cho cấp trên.
Với cấp trên thích an phận thủ thường, bạn năng động tích
cực đôi khi lại không thích hợp với họ. Mặc dù đức tính đó là rất tốt. Trong
trường hợp này, khi muốn đề xuất vấn đề gì, bạn phải chọn thời điểm thích hợp
với những hoàn cảnh cụ thể.
Năm đầu tiên được tuyển dụng vào cơ quan, bạn làm tốt mọi
công việc được giao. Ban nghĩ, như vậy là ổn? Nhưng sau đó, cấp trên không giao
việc cho bạn nữa. Hành động này của cấp trên làm bạn khó hiểu: Liệu cấp trên
muốn gì ở mình? Trong trường hợp này, bạn cần phải biết, cấp trên muốn bạn tự
mình đề đạt công việc. Bạn có thể nói: "Anh xem có việc gì giao cho tôi
làm được không?". Nghe câu nói đó, cấp trên sẽ đánh giá bạn là người năng
nổ, xốc vác không ngại việc. Khi đã quen với cách thức làm việc ở cơ quan, bạn
cần phải phát huy tính sáng tạo trong công việc, đề đạt các phương án cải tiến,
hay tham gia sâu hơn vào công việc. Đấy cũng chính là mong muốn của cấp trên.
Cho nên, bạn phải nắm được ý đồ của cấp trên, chủ động phối hợp với cấp trên để
xử lý và hoàn thành công việc.
Mong muốn của cấp trên thay đổi tuỳ thuộc vào tính chất
và cách suy nghĩ của cấp trên. Bên cạnh đó, cấp trên có cá tính khác nhau thì
mong muốn của họ đối với cấp dưới cũng khác nhau. Những người làm công việc về
kỹ thuật, họ thường yêu cầu cấp dưới phải tiến hành công việc một cách thận
trọng, không bỏ sót một chi tiết nhỏ nào. Nếu bạn bỏ qua, bạn sẽ không được
yên. Tuy nhiên, nếu bạn hiểu cấp trên, bạn sẽ biết ông ta muốn gì. Trong cách
xử sự của cấp trên đó, đôi khi có phần khắc nghiệt nhưng nếu bạn nắm được cốt
lõi của vấn đề thì nhất định nắm bắt được những đòi hỏi của cấp trên.
Bạn lập phương án cải tiến công nghệ. Sau khi xem xét,
đánh giá hiện trạng, bạn cảm thấy phương án mình đưa ra hoàn toàn tối ưu, không
có phương án nào hay hơn. Bạn hồ hởi báo cáo với cấp trên, trong lòng đầy tự
tin. Thế nhưng khi xem xong, cấp trên lại phản đối, cho rằng bạn làm việc không
cẩn thận, làm cho xong việc và bảo bạn phải đưa ra hai phương án trở lên. Thực
ra, cấp trên của bạn là người cẩn trọng, nhất thiết phải có hai phương án trở lên
mới hài lòng. Hiểu được điều này, bạn sẽ làm vừa lòng ông ta.
Bạn cho rằng mình rất hiểu cấp trên. Cho nên bạn luôn
hành động theo những phán đoán của mình. Điều đó thật là sai lầm. Tốt nhất,
trong mọi trường hợp, bạn cần phải trao đổi với cấp trên để rõ ràng hơn. Khi
trao đổi, bạn cũng cần phải chú ý một số vấn đề như:
- Những vấn đề, tình huống, thời điểm, bạn phải hỏi ngay
lập tức.
- Có thể xin ý kiến của cấp trên. Bạn có thể hỏi:
"Anh thấy như thế có được không?", điểm nào không hợp lý mong anh chỉ
hộ.
- Bạn nên tìm thời điểm để hỏi. Tuy nhiên, càng hỏi sớm
càng tốt.
4. Chọn thời điểm thích hợp để trao đổi công việc
Bạn là người có năng lực, làm việc một cách hăng hái,
nhưng bạn vẫn bị cấp trên ca thán vì bạn. Bạn không hiểu vì sao lại như vậy?
Nguyên nhân ở đây rất đơn giản, bạn không chọn thời điểm thích hợp để thảo luận
công việc của mình với cấp trên.
Khi muốn đề đạt công việc, bạn phải chú ý đến hoàn cảnh,
không gian, địa điểm có phù hợp không. Tốt nhất, bạn cần phải tránh những tình
huống sau: Khi cấp trên chuẩn bị đi ra ngoài (công tác, hội thảo...). Khi cấp
trên có tâm trạng không vui hoặc khi họ đang bận giải quyết nhiều việc khác.
Nếu chỉ là những đề nghị nhỏ, đơn giản, có thể giải quyết
ngay trong chốc lát thì bạn có thể trao đổi với cấp trên được. Nhưng trong
trường hợp này, bạn nên tránh quấy rầy cấp trên bằng những đề nghị khó khăn,
phức tạp. Bạn cố tình gặp cấp trên trong hoàn cảnh đó, bạn chỉ đem lại cảm giác
khó chịu cho cấp trên mà thôi. Bạn sẽ nhận được câu nói bực dọc của cấp trên đại
loại như: "Có nhất thiết phải nói vào lúc này hay không?" hay:
"Anh không thấy tôi bận hay sao mà nói vào bây giờ".
Chính vì vậy, trước khi muốn trao đổi công việc, bạn nên
hỏi cấp trên một câu trước: "Anh có bận không?" - Nếu tình hình cho
phép, bạn mới nên tiếp tục đi vào vấn đề:
Một cấp dưới có năng lực, ngoài tài năng về chuyên môn,
anh ta phải luôn nhạy cảm, sáng suốt, linh hoạt, luôn quan tâm đến diễn biến
tình hình xung quanh. Đặc biệt, anh ta cũng cần quan sát nắm được những gì đang
thay đổi, nắm bắt chính xác tâm lý của cấp trên, sau đó mới áp dụng các giải
pháp. Nếu không, anh ta sẽ bỏ mất cơ hội bàn công việc.
5. Chú ý đến lời ăn tiếng nói
Bạn muốn trở thành trợ thủ đắc lực của cấp trên, được cấp
trên tín nhiệm thì trong lời ăn tiếng nói, bạn phải luôn luôn thận trọng. Đôi
khi, chỉ một câu nói vô tình mà làm phiền hà đến mọi người xung quanh, và đưa
cấp trên vào tình huống khó xử. Như thế, bạn tự rước tai hoạ đến cho bản thân
mình.
Có nhiều người cứ thấy tin giật gân là thông báo cho mọi
người nhằm thoả mãn ý muốn: Mình biết tin sớm nhất. Cho nên, khi tiếp nhận
những nguồn thông tin khác nhau, bạn phải kín kẽ, thận trọng. Bạn phải biết đối
tượng nào nên nói, và đối tượng nào không nên nói. Bạn đừng để cấp trên đánh
giá bạn là người không đáng tin cậy.
Nếu bạn là người thông minh, sáng suốt, bạn phải hiểu
tình hình. Khi nhận định là không nên nói thì dù giá nào bạn cũng không được
nói, như thế bạn mới giành được sự tin cậy của cấp trên. Khi bạn đã giành được
tín nhiệm của cấp trên, bạn trở thành người thân thiết nhất, và bạn sẽ có nhiều
cơ hội để nắm bắt thông tin. Điều đó có lợi cho quá trình làm việc của bạn.
Một thực tế vẫn thường xảy ra trong các cơ quan là những
điều cần tuyên truyền rộng rãi thì mọi người không biết hết nhưng những điều
cần phải giữ bí mật thì hầu như ai cũng biết. Mạng thông tin chính thì không
thông nhưng mạng thông tin ngoài luồng thì lại thông suốt. Nói chung, cấp trên
khi thông báo một thông tin nào đó, nếu muốn bí mật, thường dặn dò cấp dưới.
Trong trường hợp như thế, bạn phải tuyệt đối kín miệng.
Những tin tức mà cấp trên thu nhận được thường có độ
chính xác cao. Còn những tin tức mà cấp dưới thu được qua những lời đồn đại
thường sai lệch. Vì vậy, muốn cấp trên tín nhiệm mình, cách tốt nhất bạn nên
biết cái gì cần nói và cái gì không cần nói. Bạn được cấp trên tin cậy, ông ta
không giữ riêng mình một bí mật nào cả. Vậy, "giữ mồm, giữ miệng" là
một trong những cách tốt nhất tạo lòng tin đối với cấp trên.
6. Lời nói phải
đi đôi với việc làm
Muốn giành được sự tín nhiệm, nhất thiết bạn phải là
người giữ lời hứa trong công việc. Bạn hứa với cấp trên sẽ đảm đương được công
việc trong một thời gian ngắn thì bạn phải cố mà thực hiện cho bằng được. Tránh
tình trạng: khi cấp trên giao việc, bạn nói: "làm việc đó không khó"
hay "Tôi sẽ hoàn thành ngay" nhưng thực tế bạn chẳng bắt tay vào làm,
đợi đến khi cấp trên hỏi, bạn mới đưa ra một mớ lý do để thoái thác. Hành động
đó của bạn tự đưa bạn đến chỗ mất lòng tin của cấp trên. Phần lớn, những người
đưa đẩy đều đánh mất sự tin cậy của cấp trên. Naponeon từng nói: "Muốn giữ
lời hứa, cách tốt nhất là đừng hứa với ai". Cuộc sống muôn hình, muôn vẻ,
con người ta tồn tại được phải có sự giao ước với ai đó. Chính vì thế, giao ước
và thực hiện là hai mặt luôn đi liền nhau.
Tuy nhiên, trong thực tế, ta vẫn gặp những trường hợp:
người miệt mài, chăm chỉ làm việc nhưng trầm lặng, ít nói, không phô trương,
không thể hiện bản thân mình. Họ ít được cấp trên lưu ý đến nên thành tích của
họ bị bỏ qua. Thậm chí, họ còn bị cấp trên đánh giá là không làm được trò trống
gì. Như thế, họ thật là thiệt thòi. Cho nên, muốn người khác hiểu mình, biết
mình, bạn phải chủ động bày tỏ tình cảm và nguyện vọng của mình. Bởi vì trong
xã hội ngày nay, cuộc sống ngày càng khẩn trương sôi động. Mọi người đều bận
rộn, chẳng ai để ý mọi người quanh mình làm gì, hoặc sắp làm gì. Nhưng nếu bạn
luôn phô trương về những cái mình có, mình đã đạt được mà thực tế lại chẳng làm
nên trò trống gì thì bạn không bao giờ được cấp trên tín nhiệm.
Tóm lại, trong mọi trường hợp, cấp trên giao cho bạn công
việc nào đó, bạn phải cố gắng hoàn thành cho bằng được. Sự tin tưởng của cấp
trên đối với bạn chính là thước đo năng lực. Cho nên, mọi lời nói của bạn phải
đi đôi với việc làm, đừng bao giờ nói mà không làm hoặc làm mà không báo cáo
với cấp trên thì cũng chẳng ai biết đến thành tích của bạn.
7. Có mặt ngay
khi cấp trên cần
Cấp trên gọi bạn đến tức là có việc quan trọng. Những lúc
như vậy, nếu bạn không có mặt ngay, bạn đã gây cho cấp trên cảm giác khó chịu,
bực dọc trong người.
Để tránh tình huống này xảy ra, bạn nên chú ý một số điểm
sau:
Thứ nhất, bạn phải chú ý đến tiến độ công việc hàng ngày
cũng như những việc làm của cấp trên ngày hôm đó, thì bạn sẽ biết được mình có
nên đi ra ngoài hay không? Trong các buổi họp giao ban, họp bàn kế hoạch công
việc sắp tới, bạn phải chú ý lắng nghe để biết được chương trình nội dung từ đó
lường trước được phạm vi công việc mình cần làm.
Thứ hai, khi cần rời khỏi văn phòng, bạn phải báo ngay
với người cùng phòng hoặc lãnh đạo phòng. Bạn không nên lẳng lặng ra đi. Vì nếu
cấp trên cần đến bạn mà bạn không có mặt sẽ làm cấp trên khó xử.
Chẳng hạn. Sếp của bạn đi dự hội nghị. Vì vội vàng, khi
đi ông ta quên không nhắc bạn đưa những tài liệu quan trọng mà bạn nắm giữ.
Giữa cuộc họp, ông ta gọi điện về bảo bạn đưa ngay những tài liệu đó cho mình.
Rủi thay, lúc đó bạn không có mặt. Thế là vô tình bạn đã đẩy cấp trên vào tình
huống khó xử? Tại Hội nghị, những vấn đề ông ta trình bày sẽ không mạch lạc, rõ
ràng. Những người tham dự Hội nghị sẽ đánh giá thấp cấp trên của bạn. Từ đó,
kéo theo hàng loạt bất lợi cho bạn.
Tốt nhất, trong mọi trường hợp, bạn hãy cố gắng có mặt
khi cấp trên cần. Làm xếp hài lòng bạn sẽ có nhiều thuận lợi.
8. Xây dựng mối
quan hệ mật thiết, thân mật với cấp trên
Quan hệ giữa cấp dưới với cấp trên dù thế nào đi chăng
nữa vẫn có khoảng cách. Mặc dù ngày nào cũng gặp gỡ với cấp trên nhưng về mặt
tâm lý, bạn vẫn có cảm giác e ngại.
Vậy, rút ngắn khoảng cách tâm lý, bạn phải làm cách nào?
Nếu hàng ngày gặp nhau ở cơ quan, bạn chỉ chào hỏi xã giao, rồi chỉ bàn đến
công việc một cách cứng nhắc, bạn sẽ không bao giờ rút ngắn được khoảng cách
tâm lý. Cấp trên là người quán xuyến mọi việc trong cơ quan cho nên họ rất bận
rộn, thời gian rảnh rỗi rất hiếm. Là một nhân viên, bạn phải chủ động gần gũi tiếp
xúc với cấp trên thì mới tạo dựng được mối quan hệ thân thiết, nếu không bạn sẽ
ngày càng mờ nhạt trong con mắt của cấp trên. Bạn sẽ không bao giờ trở thành
trợ thủ đắc lực của cấp trên được.
Để làm được điều đó, bạn phải tận dụng mọi cơ hội có thể.
Ở đây, chúng tôi nêu ra một số tình huống thường gặp và bạn cần phải tận dụng
nó.
Thứ nhất, bạn phải biết chào hỏi một cách thân mật. Chẳng
hạn, bạn đến cơ quan vào buổi sáng trước cả sếp, gặp xếp bạn nên chủ động chào
hỏi một cách vui vẻ, cởi mở. Bạn đừng bao giờ chào một cách miễn cưỡng, cứng
nhắc và chiếu lệ, chào cho xong. Trường hợp này hay gặp ở những nhân viên xa
lánh cấp trên, sống thu mình. Bạn hãy vứt bỏ cái vỏ ốc của mình mà sống hoà
đồng hơn. Lúc đó bạn sẽ thấy mối quan hệ giữa bạn và đồng nghiệp, đặc biệt là
cấp trên có nhiều cải thiện đáng kể.
Nếu bạn nói: "Chào sếp!" một cách vui vẻ, chắc
chắn cấp trên sẽ trả lời bạn thân mật hơn: "Xin chào! Cậu khoẻ chứ?".
Bạn đừng sợ người ta sẽ đánh giá bạn là người nịnh bợ, lấy lòng cấp trên. Vì
người nào lo sợ dư luận thì tinh thần sẽ không thoải mái, bạn cần phải quyết
đoán khi cần thiết. Bạn cần chú ý quan tâm đến những người xung quanh mình một
cách chân thành và đừng chú ý đến thái độ của họ làm gì. Nếu bạn quan tâm đến
điều đó tức là bạn đang lo lắng. Mà lo lắng sẽ làm bạn mất phương hướng. Bạn
phải luôn luôn xử sự một cách linh hoạt trong từng tình huống cụ thể. Thành
công hay không là tuỳ thuộc vào bạn.
Thứ hai, bạn phải tận dụng mọi cơ hội để được gặp cấp
trên kể cả khi bạn bị quở trách, phê bình. Tất nhiên, bạn có lỗi thì bị cấp
trên khiển trách. Bị cấp trên phê bình tức là bạn đã có cơ hội tiếp xúc với
lãnh đạo của mình. Lúc này, bạn phải chú ý thay đổi chiều hướng. Tâm lý chung
của mọi người là bị phê bình, kỷ luật thì làm sao có thể trở thành người thân
cận của cấp trên được. Điều này cũng tuỳ thuộc vào từng kiểu lãnh đạo khác
nhau. Đôi khi còn diễn ra theo chiều hướng ngược lại. Với cấp trên có quan điểm
lập trường vững vàng, có đạo đức, trình độ thì sự phê bình, góp ý của họ là
mong muốn bạn cần phải tiến bộ hơn. Vậy, hy vọng để trở thành người tin cậy đối
với cấp trên của bạn vẫn còn. Bạn cần phải nỗ lực hơn. Với những tình huống như
thế, tuy giọng nói của sếp gay gắt, nặng nề nhưng kỳ thực trong bụng đang mong
mỏi, khích lệ bạn. Bởi có quan tâm đến mình, họ mới góp ý "Thuốc đắng giã
tật, sự thật mất lòng" mà.
- Cấp trên đang tin tưởng vào bạn, đặt nhiều hy vọng vào
bạn, bỗng dưng bạn mắc phải một sai lầm. Bạn đừng lo sẽ mất niềm tin ở cấp
trên. Lúc này, những lời nói của cấp trên có phần hơi nặng nề. Đó chỉ là biểu
hiện bên ngoài, kỳ thực, trong lòng cấp trên của bạn vẫn đang lo lắng. Có thể,
ông ta nghĩ: "Như thế không biết có nặng lời hay không?"; "Mình
chỉ muốn cậu ta tiến bộ thôi mà!"... Đôi khi, cấp trên phê bình cấp dưới quá
nặng nề, ông ta sẽ tỏ ra ân hận và khó xử. Bạn không nên vì thế mà thù hằn, ác
cảm với cấp trên. Trái lại, bạn phải hiểu và xoá đi cảm giác đó của cấp trên.
Đừng để cấp trên lâm vào tình trạng khó xử.
Khi bị phê bình, bạn không nên cắt ngang lời nói của cấp
trên để thanh minh. Bạn hãy lắng nghe một cách chăm chú và tiếp thu một cách
thành thật. Đợi cho đến khi cấp trên xả hết cơn tức giận, nguôi ngoai một chút,
bạn hãy nói. Cách tốt nhất là bạn nên trực tiếp xin lỗi cấp trên, tìm cách sửa
chữa những sai lầm của mình và đề nghị cấp trên giúp đỡ mình. Bạn cần hiểu rằng
cấp trên vẫn đang tin cậy bạn, đừng để cấp trên thất vọng. Đó cũng là cách tốt
nhất cấp trên không cảm thấy khó xử?
Bị cấp trên phê bình, bạn đừng quá lo lắng mà hãy tận
dụng cơ hội tiếp xúc này để rút ngắn khoảng cách tâm lý giữa bạn và cấp trên.
Điều đó nghe có vẻ vô lý nhưng nhiều người đã làm được. An làm việc trong một
cơ quan Nhà nước. Anh ta thường xuyên đi muộn, mặc dù công việc được giao anh
hoàn thành xuất sắc. Việc làm đó của An làm cấp trên rất khó chịu. Một lần, anh
ta bị cấp trên gọi lên và phê bình khiển trách. Anh ta nghe cấp trên phê bình
mà rất hối hận. Anh ta đã hứa với cấp trên là sẽ sửa chữa khuyết điểm này. Cấp
trên thấy vậy rất hài lòng. Ngay sau khi nhận lỗi của mình, An đã khéo léo kéo
sếp sang đề tài công việc mà ở đó An làm một cách trôi chảy và thể hiện là một
nhân viên có năng lực. Khi đã kéo được cấp trên sang đề tài khác, lúc này,
trong con mắt họ, khuyết điểm của An hoàn toàn mờ nhạt chỉ còn lại ưu điểm của
anh ta. Như vậy, An đã thành công trong việc tận dụng cơ hội để tiếp cận cấp
trên.
Nói chung, thực tế không phải lúc nào bạn cũng làm được
điều này. Nó còn phụ thuộc nhiều vào hoàn cảnh cụ thể. Vì thế, tất cả là ở tài
khéo léo của bạn.
Thứ ba, trong các cuộc tiếp xúc với cấp trên, bạn phải
dùng cách nói tự nhiên, đừng khách sáo. Nếu muốn hỏi han chuyện này, chuyện nọ,
bạn cứ hỏi một cách tự nhiên, không nên dùng những câu cụt lủn hoặc nhát gừng.
Bạn phải biết mở rộng vấn đề mà cấp trên quan tâm hứng thú. Mặt khác, bạn cũng
phải biết gợi những vấn đề mà mình quan tâm. Trong câu chuyện, nên có quan tâm
về sức khoẻ, sự bận rộn của cấp trên. Chẳng hạn:
- "Hôm qua anh làm việc vất vả quá".
- "Ừ, cũng gần 12 giờ".
- "Những dự định và kế hoạch cho công việc mới chắc
anh đã thống nhất rồi chứ ạ!".
Như là vô tình và thật khéo léo, bạn đã hướng cấp trên
vào chủ đề mà mình quan tâm.
Mỗi ngày, chỉ cần vài câu thăm hỏi như thế, bạn đã rút
ngắn được khoảng cách giữa mình và cấp trên. Thêm nữa, bạn có thể nắm được một
số thông tin cần thiết cho công việc của bạn.
Cấp trên đang cần tìm hiểu và thăm dò cấp dưới, bạn đừng
ngần ngại bày tỏ quan điểm. Nếu cần góp ý, bạn cũng nên góp ý một cách chân
thành nhưng phải thật khéo léo. Chẳng hạn, cấp trên muốn lấy ý kiến của bạn về
một dự án cần triển khai, bạn thấy không hợp lý. Bạn không nên chê thẳng thừng
mà hãy nói những câu đại loại như: "Tôi có cảm giác chỗ này chưa hợp lý,
anh xem lại có được không? Tuy đấy mới chỉ là ý kiến của tôi những quyết định cuối
cùng vẫn là của giám đốc". Cách nói giảm tầm quan trọng vấn đề đó đem lại
cảm giác dễ chịu hơn nhiều. Cấp trên sẽ không cảm thấy mình có sai sót.
Bằng cách này hay cách khác, bạn cũng nắm được ý nghĩ của
cấp trên. Trong mọi trường hợp, kể cả việc thăm dò ý kiến của cấp trên, bạn
cũng nên chủ động gặp để bày tỏ quan điểm của mình. Điều quan trọng là ở chỗ
bạn biết là lúc nào có thể gặp cấp trên, lúc nào không nên để không cần phải
suy nghĩ, cân nhắc.
Thứ tư, trong các cuộc tiếp xúc với cấp trên, bạn nên
trình bày những suy nghĩ của mình một cách rõ ràng, mạch lạc. Cấp trên muốn bạn
có ý kiến về một vấn đề, ngoài việc góp ý một cách chân thành và khéo léo, bạn
cần bày tỏ một cách rõ ràng, mạch lạc, đừng để cấp trên hiểu lầm. Bạn cần phải
dự đoán trước những suy nghĩ của cấp trên. Trong trường hợp ý kiến của bạn
không phù hợp với suy nghĩ của cấp trên, bạn khó lòng giành được sự tín nhiệm
của cấp trên. Cách tốt nhất để tránh những tình huống đó, bạn nên thường xuyên
học tập, bồi dưỡng kiến thức và quan sát thực tế để trình bày bằng ngôn ngữ phù
hợp. Bạn được cấp trên tin cậy vào khả năng cộng với cách lập luận hợp lý, cho
dù ý kiến của bạn trái với suy nghĩ của cấp trên, bạn vẫn được cấp trên hài
lòng.
9. Hãy là trợ lý
đắc lực của cấp trên
Mỗi người có điểm mạnh, điểm yếu khác nhau. Cấp trên là
người lãnh đạo, chỉ huy trong cơ quan nhưng ở một góc độ nào đó cũng có mặt hạn
chế. Vì khả năng của con người là có hạn... Cấp trên và cấp dưới trong quá
trình làm việc phải biết cách phối hợp với nhau, hỗ trợ lẫn nhau vì mục tiêu
chung là hoàn thành tốt công việc. Nếu cấp dưới là một người tài năng, hãy bổ
xung cho cấp trên những khiếm khuyết của ông ta. Bạn không nên tỏ ra ta đây hơn
người. Bạn chỉ hơn mọi người một làm việc nào đó mà thôi. Vì mỗi người có một
sở trường, sở đoản riêng. Nếu đem so sánh thì cũng có lúc cấp dưới thông minh
sáng suốt hơn cấp trên. Với địa vị là cấp dưới, bạn đừng làm với thái độ ban
ơn, nếu không sẽ đem lại kết quả hoàn toàn trái ngược.
Bạn có tài ngoại giao còn cấp trên không có, bạn nên dùng
sở trường này của mình để làm công việc như giao dịch, đàm phán hay quan hệ với
người ngoài cơ quan. Hoặc cấp trên có tài giao thiệp hội đàm nhưng về hoạch
định kế hoạch chi tiết, ông ta lại yếu kém, bạn phải làm thay cấp trên vấn đề
này.
Phát huy những măt mạnh của mình để hỗ trợ cấp trên trong
quá trình làm việc là việc làm hết sức quan trọng. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải
khéo léo nếu không cấp trên sẽ cho rằng bạn đang "vượt mặt" ông ta.
Đấy chỉ là trường hợp hãn hữu khi bạn gặp phải những cấp trên thiếu năng lực.
Như trên đã nói, mỗi người có thế mạnh riêng. Cấp trên
của bạn cũng vậy, ông ta cũng có sở trường riêng của mình mà không muốn người
khác xâm phạm. Đó là những việc làm mà ông ta tâm đắc. Nếu cấp dưới cố ý can
thiệp hoặc làm việc tốt, kết quả sẽ không được tốt đẹp. Ông ta sẽ đánh giá là
bạn thích chơi trội. Nếu bạn không nhận ra điều đó mà cứ tiếp diễn thì vô tình
bạn đang biến mối quan hệ tốt đẹp thành tồi tệ đấy.
Cấp dưới bù đắp được những khiếm khuyết của cấp trên đều
là những người giỏi giang, đáng tin cậy. Muốn trở thành cộng sự đắc lực và
giành được sự tin tưởng của cấp trên, tốt nhất, bạn nên hợp tác với cấp trên
trên cơ sở hiểu biết, thông cảm lẫn nhau, cống hiến sức lực cho cấp trên, giúp
cấp trên thành công trong sự nghiệp và cuối cùng bản thân bạn cũng thành công.
*.
NGÔ THỊ DIỆU THANH
…………………………………………………………………………
- © Tác giả giữ bản quyền.
- Cập nhật theo nguyên bản của tác giả gửi qua email
ngày 11.12.2015
- Vui lòng ghi rõ
nguồn dangxuanxuyen.blogspot.com khi trích đăng lại.
.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét