 |
Ấn tượng trong lần đầu gặp gỡ rất quan trọng. Nó có thể
quyết định được mối quan hệ giữa hai bên đi đến đâu. Tạo được ấn tượng ban đầu
tốt đẹp sẽ khiến những người gặp bạn lần đầu tin vào phong độ, khả năng, tính
tốt đẹp của bạn.
Xưng hô chính là tiếng nói đầu tiên đi vào lòng người lần
đầu gặp gỡ. Xưng hô đúng đắn, lịch sự và nhã nhặn biểu hiện bạn là con người có
hiểu biết, biết ứng xử. Từ bước khởi đầu tốt đẹp này các mối quan hệ sẽ có cơ
hội phát triển thuận lợi.
Muốn xưng hô đúng trước hết phải hiểu biết về đối phương,
mức độ thân sơ vì nó phản ánh mức độ quen biết đối phương. Hiểu biết về đối
phương giúp chúng ta chọn được cách xưng hô phù hợp. Trong trường hợp giao tiếp
với người lạ, không biết cách xưng hô ta nên dùng những từ thông thường như
"Ngài" hoặc "cô". Trực tiếp gọi tên thường biểu hiện sự
thân mật nhưng nên hạn chế trong một số mối quan hệ thân thiết. Những trường
hợp xã giao liên quan đến việc chung thì thường áp dụng cách gọi tên kèm chức
vụ hoặc nghề nghiệp hay kèm học hàm học vị của người đó. Cách xưng hô này thể
hiện sự nghiêm túc trong cách làm việc.
Xưng hô đúng, chính xác là cần thiết nhưng lại không mang
lại cảm tình nếu thiếu đi sự nồng ấm, chân thành kính trọng. Trạng thái tình
cảm vui buồn nên thể hiện trong khi xưng hô. Điều tối kỵ trong xưng hô, nhất là
đối với lần tiếp xúc đầu tiên là thái độ nịnh bợ, lấy lòng luồn cúi. Luôn nhớ
rằng xưng hô là khúc dạo đầu trong giao tiếp, là những nết đầu tiên làm rung
cảm tình cảm của người đối thoại.
Đi đôi với lời xưng hô là diện mạo dáng vẻ. Dáng vẻ được
thể hiện thông qua cử chỉ, hành động. Nó phản ánh con người đó có văn hoá hay
không. Trong các hoạt động giao tiếp, có một số cử chỉ lịch sự không thể thiếu.
- Bắt tay: Không được chủ động bắt tay những người lớn tuổi, cấp
trên hay chủ nhân mà hãy chờ họ giơ tay ra trước. Lúc bắt tay, có thể đưa hai
tay để bắt cùng nét mặt vui vẻ, mắt nhìn thẳng, đầu hơi cúi xuống. Nếu bạn là
đàn ông, khi bắt tay phụ nữ hãy nắm nhẹ nhàng phần ngón tay của họ.
- Chào hỏi: Khi gặp mặt đối tượng, tuỳ theo mức độ quan hệ có những
cử chỉ thích hợp. Bạn có thể vẫy tay chào, mỉm cười hay gật đầu.
- Tiếp xúc: Khi người khác đang tâm sự hãy để họ tự nhiên. Không
được đi đến cạnh lắng nghe cũng như nói xen vào câu chuyện của họ. Giả sử bạn
đang nói chuyện với một nhóm đông hãy biết cách phân bổ thời gian cho mọi
người. Bạn có thể bắt chuyện với nhiều người bằng cách hỏi thăm vài ba câu, để
tỏ ra bạn cũng quan tâm đến họ. Đừng nghĩ bạn là trung tâm của vũ trụ khi cố
gắng thu hút sự chú ý bằng cách nói liên miên không dứt, không để ai có cơ hội
tham gia bàn luận. Khi người khác nói, hãy tỏ ra chú ý lắng nghe, không đột
ngột ngắt lời hay lơ đãng hoặc có những cử chỉ không ăn nhập.
Bạn đừng nghĩ chỉ có ngôn ngữ nói mới biểu đạt được ý
tưởng, cảm xúc của mình. Hãy chú ý quan sát và hiểu ngôn ngữ không lời của đối
phương, thể hiện qua động tác, cử chỉ. Để nắm bắt những biến đổi tính tế này
người quản lý phải nhạy cảm, có nhiều kiến thức trong cuộc sống.
Chức trách của người quản lý là truyền đạt chỉ thị và
phân công công việc phù hợp cho nhân viên. Nhưng khi có xảy ra những hậu quả
không hay đương nhiên người quản lý cũng phải gánh chịu trách nhiệm. Vậy mà
thay vì tìm ra cách giải quyết hoặc tỏ thái độ rõ ràng họ lại lờ đi coi như
không biết. Đây là cách làm không thể chấp nhận được bởi nó không những gây hậu
quả nặng hơn cho Công ty mà còn khiến uy tín của chính người đó bị ảnh hưởng.
Cấp dưới đôi khi đóng vai trò như một tấm gương phản ánh
những ưu, khuyết điểm của cấp trên. Vì vậy đôi khi hãy nhìn vào tấm gương này
để sửa mình. Người quản lý phải dám đưa vai gánh vác trách nhiệm, sẵn sàng đảm
đương những nhiệm vụ khó khăn.
Trước mặt cấp dưới, không bao giờ được tỏ thái độ ta đây
giỏi hơn mọi người. Tư tưởng ấy sẽ biến bạn trở thành kẻ thống lĩnh độc tài,
thiển cận. Nhìn vào đội ngũ nhân viên trong Công ty cũng có thể đoán được lãnh
đạo là người thế nào. Người quản lý giỏi là người biết tập hợp quanh mình một
đội ngũ nhân viên tài năng. Nếu người quản lý luôn cho mình là người ưu tú nhất
sẽ không quan tâm đến việc tìm kiếm nhân tài.
Người làm quản lý rõ ràng phải có một số mặt vượt trội so
với nhân viên nhưng nói chung không được tỏ ra hơn hẳn trên mọi lĩnh vực. Có
thể điều đó hơi khó thực hiện nhưng không làm như vậy người quản lý sẽ luôn mâu
thuẫn trong suy nghĩ. Bản tính con người, ai cũng có tính ghen tị, đa nghi, sợ
bị tước mất địa vị vốn có. Do vậy, những cấp dưới tài năng luôn khiến người
quản lý lo sợ nếu mình thua kém họ. Nhiều người vì mang tâm lý như vậy đã trù
dập, không tạo điều kiện cho nhân viên phát triển năng lực. Đó là cách làm đầy
mục đích cá nhân, tính toán, cần loại bỏ.
Để khuyến khích nhân viên an tâm trong công việc, người
quản lý phải tạo một bầu không khí làm việc thoải mái hào hứng. Chẳng hạn như
khi chuẩn bị một kế hoạch mới, bạn nên họp nhân viên để cùng nhau trao đổi cách
thực hiện tốt nhất. Làm như vậy, bạn đã có trang tay các ý kiến của nhân viên
khiến công việc thuận lợi và tự nhiên nâng cao hơn trình độ của nhân viên. Như
vậy bạn đã tạo bầu không khí dân chủ và thoả mãn được tâm lý của những người
đồng nghiệp muốn được nhìn nhận, đánh giá đúng năng lực.
Tuy nhiên, thực tế công việc không phải bao giờ cũng như
vậy. Việc vạch kế hoạch và tìm cách khắc phục khó khăn thường do người lãnh đạo
đơn phương tiến hành. Nguyên nhân có thể từ cả hai bên: người quản lý và nhân
viên. Về phía người quản lý đôi khi lo sợ có nhiều người tham gia sẽ làm lung
lay, gây khó khăn cho các quyết định của mình. Về phần nhân viên, họ lại lo sợ
bị quy kết trách nhiệm khi thất bại hoặc bị ghen ghét, trù dập nếu thành công.
Những nhân viên có địa vị càng thấp thì càng mang nặng tâm lý này.
Xử lý vấn đề này, người quản lý phải công bằng, có thái
độ đúng mực, có khả năng trong điều hành công việc cũng như biết cách động viên
tinh thần sáng tạo của nhân viên. Người quản lý nên thường xuyên duy trì mối
quan hệ gần gũi, tin cậy với nhân viên trong tiếp xúc hàng ngày. Để cấp dưới
tin rằng, nếu họ giúp được Công ty sẽ được thưởng còn chẳng may không thành
công thì trách nhiệm chính họ cũng không phải gánh vác.
Trong hoạt động điều hành, quản lý nhân viên, việc răn đe
là không tránh khỏi. Người quản lý cũng nên học cách răn đe thế nào cho không
làm tổn thương người bị khiển trách. Khi buộc phải khiển trách thì cấp trên
phải nghiêm túc. Có thể người bị khiển trách không tỏ vẻ nhận lỗi nhưng phải
hiểu rằng anh ta cảm thấy ân hận vì việc làm của mình. Người quản lý phải hiểu
điều đó để biết điểm dừng thích hợp, không đẩy đối phương vào thế bí. Nếu kiên
quyết đẩy sự việc đến tận cùng sẽ vô ý kích thích ý chí phản kháng và biến việc
phê bình thành phản tác dụng. Thời cơ thích hợp để trách mắng cấp dưới cũng cần
được cân nhắc cho hợp lý.
Một điều chú ý khi khiển trách cấp dưới là: Nếu bạn thấy
nhân viên biện bạch những việc làm của họ để chối bỏ trách nhiệm thì họ chưa
thành thật nhận ra sai lầm. Vì vậy tranh cãi lúc đó không có tác dụng. Tốt hơn
hết, cứ để cho họ nói và chú ý nắm lấy những sơ hở của họ để vạch ra cho họ
thấy sai lầm của mình.
Mỗi đối tượng khác nhau nên áp dụng một cách thức khiển
trách khác nhau. Mắng thẳng, không nương nhẹ với những người tự cao tự đại
không nhận lỗi. Mềm mỏng thông cảm với những người đã nhận ra khuyết điểm của
họ. Đôi khi thái độ im lặng nghiêm khắc của bạn cũng là lời trách mắng hiệu quả
với một số người.
Phải luôn tự hỏi rằng, với tư cách người quản lý bạn đã
thực hiểu nhân viên của mình chưa, có quan tâm đến họ đúng mức không? Những câu
nói, cử chỉ nhỏ nhặt hàng ngày như chào hỏi, mỉm cười, dặn dò... không vô ích.
Trái lại, nó góp phần điều hoà, biểu đạt sự quan tâm của bạn đối với mọi người.
Do vậy không nên bỏ qua những quan tâm nho nhỏ khi gặp mặt nhân viên.
Có một cách làm rất hiệu quả để thu phục nhân tâm của mọi
người: Biết khen ngợi người khác. Khen thưởng có thể kích thích người ta làm
việc hăng say hơn, quan hệ đồng nghiệp cải thiện. Theo nhiều bảng nghiên cứu
thì những người được khen thưởng, thành tích được nâng lên. Người làm công ăn
lương khi được khen cũng phấn chấn hơn, mối quan hệ gắn bó khăng khít hơn. Ngược
lại bầu không khí chung sẽ nặng nề, hiệu quả giảm sút. Càng những người hay
tiếp xúc thì bạn càng nên khen ngợi thường xuyên. Chỉ sau khi được khen ngợi,
cảm giác gần gũi mới thực sự nảy sinh. Tâm lý của con người luôn thích được
khen ngợi dù những lời khen rất bình thường. Nói vài lời khen không những mang
lại niềm vui cho đối tượng mà còn gián tiếp bày tỏ sự quan tâm của bạn.
Bạn hãy biến mình thành người luôn được mọi người chào
đón. Trong Công ty người thành đạt trong thu phục các mối thiện cảm của người
khác là người có năng khiếu kết giao, giao thiệp. Nếu bạn được trông mong, chào
đón, điều bạn nói được hoan nghênh, điều đó chứng tỏ rằng bạn có sức hấp dẫn,
được mọi người yêu quý. Cách tốt nhất biến mình thành người chào đón là mang
đến những tin tức vui cho mọi người. Trường hợp phải loan báo những tin xấu bạn
hãy giảm nhẹ mức độ bằng cách thể hiện. Nên nhớ rằng bạn không là tác giả của
tin không vui nhưng nếu các tin xấu đó thường do bạn mang lại thì tự bạn đã gắn
mình vào hình ảnh không tốt.
Một đức tính cần có nữa của người quản lý là sự hoà nhã.
Tính tình nóng nảy, dễ cáu giận của bạn sẽ làm người khác sợ sệt tránh xa bạn.
Trong trường hợp này sự tự kiềm chế là cần thiết nhưng cũng có mức độ. Bởi khi
bạn cố bắt mình nín nhịn lại biến thành sự đe doạ ngấm ngầm đối tượng tiếp xúc.
Cái chúng ta cần là sự bình tĩnh, lịch sự, mềm mỏng. Có được những đức tính này
thì tự nhiên mọi người cũng tự động tìm đến bên bạn. Còn sự ra oai, quát tháo
để thể hiện vai trò lãnh đạo của mình là không nên làm. Bất kỳ lúc nào cũng cần
duy trì thái độ hoà nhã, vui vẻ để sống với nhau thuận hoà. Đồng thời cũng
không quên sẵn sàng giúp đỡ người khác khi cần thiết.
Giúp được người một việc là bạn đã mang lại niềm vui cho
một người. Bạn cũng tìm thấy niềm vui trong giúp đỡ người khác kèm theo lòng
biết ơn và sự tôn trọng. Lợi ích của nó lớn như vậy thì tại sao bạn không áp
dụng thường xuyên, vừa có lợi cả đôi đường. Đừng bỏ qua bất kỳ cơ hội nào có
thể giúp đỡ được người khác. Muốn giúp được người bạn phải có khả năng. Điều này
buộc bạn phải luôn rèn luyện mình, chủ động đề nghị được giúp đỡ.
Biết chăm lo đến lợi ích của bản thân nhưng cũng nên chú
ý đến người khác mới là người được yêu mến. Bởi khi chỉ chăm chăm đến công
việc, ích lợi riêng sẽ không tránh khỏi sự chê trách của mọi người.
Quan tâm đến người khác, giúp giải quyết những khó khăn
vướng mắc của họ cũng là cách bạn khẳng định vai trò lãnh đạo của bạn cụ thể
nhất.
Đã bao giờ bạn nghe thấy thủ thuật "nắm đằng
chuôi" trong cách lấy lòng người khác chưa? Ai cũng biết nắm dao phải nắm
đằng chuôi vừa an toàn vừa chắc chắn. Còn ai bất cẩn cầm đằng lưỡi dao sẽ bị
đứt tay. Trong mối quan hệ giữa người với người cũng có thể ví như con dao. Nếu
sơ sót trong lời nói, hành động, thái độ làm mếch lòng người khác kể như bạn
đang cầm dao đằng lưỡi. Có lúc nó sẽ cứa đứt tay bạn. Cho nên người ta đã rút
ra là muốn sống vui vẻ, tinh thần thoải mái, được mọi người quý mến thì không
nên quá khắt khe với mọi người, chăm chăm tìm khuyết điểm để chê trách. Luôn
luôn tâm niệm không làm mếch lòng, gây thù chuốc oán với người khác. Mỗi lần
nói chuyện, hãy suy nghĩ kỹ những điều định nói để không "há miệng mắc
quai".
Mỗi dịp xuất hiện trước chỗ đông người, bạn cần tỏ ra có
phong thái đàng hoàng, tự tin, hoà nhập làm mọi người có thiện cảm, muốn gần
gũi bạn. Thái độ gần gũi của bạn khiến những người tiếp xúc với bạn lần đầu
không cảm thấy xa lạ. Họ có cảm giác ngờ ngợ đã gặp bạn ở đâu đó, do vậy họ
càng cố gần bạn để tìm hiểu.
Có ba điều kiện để thu hút được sự chú ý của mọi người.
Thứ nhất bạn phải có sự nổi bật về dáng vẻ bên ngoài để cuốn hút người khác.
Thứ hai, bạn phải tạo ấn tượng là một người gần gũi, dễ thông cảm với mọi
người. Mỗi khi bạn xuất hiện ở đâu sẽ có nhiều người đến bên bạn làm quen.
Cuối cùng bạn phải học cách khiến mọi người không thể
cưỡng lại lòng yêu quý đối với bạn.
Hội tụ đủ ba yếu tố này, đến bất kỳ nơi đâu bạn cũng sẽ
là người được chào đón, yêu mến.
Người được cảm tình của người xung quanh phải biết gạt bỏ
những hiềm khích cá nhân trong cư xử. Thói quen ăn miếng trả miếng dường như đã
nằm sẵn trong tâm lý mỗi người. Khi bị công kích hay chê bai, chúng ta thường
phản ứng ngay lập tức hay kiềm chế lắm thì im lặng nhưng không có nghĩa là bỏ
qua. Đến một lúc nào đó có cơ hội người đó phải trả bằng được mối hận kia. Cứ
như vậy các bạn sẽ bị cuốn vào vòng xoáy của những ân - oán liên miên làm tổn
hại đến mối quan hệ chung. Thực ra bí quyết dẹp bỏ việc này rất dễ, bạn chỉ cần
cố kìm nén tức giận thì nó sẽ dần dần mất đi.
Có một số người làm công tác quản lý thường hay để ý
những lỗi lầm của nhân viên rồi ghi nhớ trong đầu, lấy đấy để tạo sự căng thẳng
với nhân viên. Giải quyết hằn thù như vậy chỉ làm xấu tình hình. Hãy biết bỏ
qua và tha thứ lỗi lầm cho người khác. Bởi bạn là người nắm trong tay mối quan
hệ công cộng nơi làm việc.
Cũng không thể chấp nhận được một người quản lý suốt ngày
âu sầu buồn bã. Nếu bạn làm như vậy, ngoài việc chứng tỏ sự đáng thương của
mình còn làm nhân viên không tin tưởng. Với vai trò là nhân viên quan hệ công
cộng, bạn phải tạo cho mình ấn tượng về sức sống, sự nhiệt tình và niềm vui cho
mọi người. Đứng trước công chúng bạn nên tỏ ra dáng vẻ hài hước, thoải mái để
không khí bớt căng thẳng. Chính thái độ của bạn sẽ làm khoảng cách giữa bạn và
đồng nghiệp thu ngắn lại, biến quan hệ cấp trên - cấp dưới thành quan hệ bạn bè
thân thiết.
Bạn cần hài hước nhưng là sự hài hước có chừng mực tinh
tế. Để không động chạm đến tự ái của người khác bạn có thể lấy những việc ở
chính bản thân mình để vui đùa nhưng không hạ thấp mình. Hài hước nhưng cũng
không tỏ ra có mục đích tranh thủ bằng được cảm tình của mọi người. Nghệ thuật
ở đây là bạn gây cười nhưng phải làm cho đối tượng cảm thấy họ mới là trung tâm
của câu chuyện.
Hài ước là cần thiết nhưng không quá lạm dụng trở thành
trò cười nhạt nhẽo rẻ tiền, càng không được lấy khuyết điểm của người khác làm
trò chế giễu. Nếu bạn không tránh những điều này thì trò cười bạn gây ra sẽ
biến bạn thành lố bịch.
Bạn nên chú ý khi hài hước không coi nhẹ giá trị bản thân
và người xung quanh. Hài hước để mang lại niềm vui chứ không phải vạch khuyết
điểm của đối phương, khuếch trương năng lực bản thân, làm như vậy bạn chỉ chuốc
lấy sự ác cảm, coi thường của những người chung quanh.
Một nhà kinh doanh thường diễn thuyết rất thành công
trước công chúng đã kết luận rằng: Mọi người có khuynh hướng thích nghe những
mẩu chuyện hài hước, nhất là những cái liên quan đến chính các nhà diễn thuyết.
Người nào đáp ứng được điều này sẽ thành công.
Khi một người đang mang trong lòng nỗi bực tức phẫn nộ và
đang trút giận, bạn hãy khôn khéo giữ im lặng. Đừng vội chen vào những nhận
xét, can gián hay khuyên nhủ vì trong lúc ấy bạn đã vô tình thêm dầu vào lửa.
Biện pháp tốt nhất là hãy chờ cho họ nói hết để giải toả tâm trạng còn bản thân
bạn nên khống chế.
Đôi lúc bạn hãy đóng vai trò là một chỗ dựa tâm lý cho
mọi người khi có chuyện phiền toái. Nếu họ có lỡ trút giận lên đầu bạn cũng
đừng để ý, hay tự ái. Bạn phải hết sức bình tĩnh lắng nghe họ nói ra nguyên
nhân của sự bực tức và cố gắng hiểu trạng thái tình cảm của họ.
Một số người cho dù đã sai rõ ràng nhưng cũng không nhận
lỗi của mình. Đối với những người đó bạn phải dụng công suy nghĩ tìm cách
thuyết phục từ từ. Sự vội vàng lúc đó là vô cùng sai lầm bởi bạn không thể
chứng minh được họ sai khi họ đang cáu giận. Điều này càng làm cho họ quyết tâm
hơn trong việc bám lấy ý kiến sai trái của mình.
Làm người quản lý hàng ngày bạn phải đáp ứng đòi hỏi của
rất nhiều người. Có những yêu cầu bạn đáp ứng được nhưng cũng có cái bạn phải
từ chối. Vậy từ chối cách nào để không làm họ mếch lòng. Tất nhiên bạn không
thể từ chối thẳng thừng, lạnh lùng làm đối tượng cụt hứng, xúc phạm khiến họ
thù ghét bạn. Thay vào đó, thái độ chân thành, cách thể hiện đúng mức sẽ khiến
đối tượng để chấp nhận hơn mà không tức giận hay cảm thấy thất vọng. Do vậy,
cách từ chối thế nào để không gây khó chịu cho nhân viên, gợi được sự thông cảm
của họ đã thành một yêu cầu các nhà quản lý cần nắm vững.
Có những biện pháp từ chối khiến người bị từ chối không
mếch lòng. Bạn đã thử áp dụng chúng chưa?
Thoái thác vấn đề được yêu cầu bằng hai cách sau.
Thứ nhất bạn có thể vin vào ai đó để từ chối yêu cầu. Ví
dụ khi một đồng nghiệp xin bạn nghỉ phép có việc, bạn hãy lấy ngay lời ông giám
đốc làm bình phong giải thích lý do tại sao bạn không chấp nhận lời đề nghị.
Như vậy so với cách trả lời trực tiếp, người đó sẽ cảm thấy vui vẻ hơn khi nghĩ
đáng lẽ bạn đã giúp được anh ta nếu không vì có lệnh của ông giám đốc nọ.
Thứ hai hãy dùng cách kéo dài thời gian bằng những lý do
bạn nghĩ ra hợp lý với hoàn cảnh. Thời gian sẽ khiến người yêu cầu nản dần rồi
quên hẳn ý định ban đầu.
- Hãy tạm thời đồng ý và hẹn trả lời dứt khoát sau: Áp dụng cách
này trong những trường hợp nhân viên đưa ra yêu cầu hợp lý nhưng tại thời điểm
đó không thể đáp ứng được. Từ chối dứt khoát trong tình huống này là không được
bởi bạn không bắt bẻ được tính bất hợp lý trong đề nghị của họ. Vậy hãy từ chối
nhẹ nhàng, tìm lời lẽ để an ủi khiến đối tượng tự cảm thấy yêu cầu của họ thật
sự chưa thể thực hiện ngay được. Như vậy, bạn đã giúp đối tượng cảm thấy thoả
mãn và có tâm trạng được coi trọng. Khi thể hiện ra thành lời, nên dùng hình
thức khẳng định giá trị, tính đúng đắn của đề xuất rồi sau đó từ chối nhưng
cách nói phải êm ái và định sẵn một lối để rút lui.
- Lảng tránh vấn đề được nêu: Khi đối phương đến gặp bạn và đưa ra đề
nghị, bạn không trả lời thẳng mà nên lái sang những vấn đề có liên quan để họ
tự nhận thấy ý định của bạn.
- Dùng cách nói ngụ ý: Gặp những yêu cầu rõ ràng không thể đáp
ứng nhưng nếu trả lời là không sẽ dẫn đến sự căng thẳng trong quan hệ. Vì một
lý do tế nhị bạn không thể phân tích nguyên nhân thì nên sử dụng cách nói xa
nói gần để diễn đạt mục đích từ chối.
- Dùng cách nói lấp lửng để trả lời: Cách trả lời
này có đặc điểm rất linh hoạt, mang tính trí tuệ cao.
- Cười trừ: Cách này tỏ ra có hiệu quả khi bạn biết trước rằng nói
câu từ chối là không thể mà giải thích nguyên nhân cũng không xong. Lúc ấy bạn
hãy chuẩn bị một điệu bộ thích hợp và một nụ cười để đối tượng hiểu ý mình.
- Im lặng thay cho câu trả lời: Áp dụng cách
này bạn hãy giả làm người: không nhìn thấy, không nghe thấy và không có bất cứ
một cử chỉ phản ứng nào. Hãy vờ như người đó đang trao đổi vấn đề với một người
khác không phải bạn.
Không ai có thể lường hết những tình huống có thể xảy ra
cũng như biết mình phải làm gì trong những tình huống như vậy. Làm người quản
lý, nếu không có khả năng tuỳ cơ ứng biến sẽ gây ra sự đình đốn trong trao đổi
thông tin ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và không khéo xử lý tình huống còn
gây sự mất đoàn kết trong nội bộ. Do vậy người quản lý muốn thu phục được lòng
tin của mỗi người phải bồi dưỡng khả năng giải quyết nhanh, hợp lý các vấn đề
đột biến. Khả năng ứng biến linh hoạt thể hiện ở hình thức sử dụng ngôn ngữ và
cách biểu đạt tương ứng với nó. Hình thức biểu đạt ngôn ngữ hợp tình hợp cảnh
sẽ làm không khí thoải mái dễ chịu, biến những tình huống khó xử trở nên nhẹ
nhàng. Sử dụng ngôn ngữ là cả một nghệ thuật, sau đây là một số cách:
- Dẫn dắt vấn đề phát triển theo mạch của câu chuyện: Ví dụ bạn đang
muốn mọi người lắng nghe bạn nói nhưng khi nhìn, bạn lại thấy nhân viên bàn tán
sôi nổi về một đề tài khác. Lúc đó bạn ngừng lại, cắt ngang câu chuyện của họ
bắt họ phải nghe bạn nói không phải là cách hay. Thay vào đó bạn hãy quay sang
cùng bàn luận với họ rồi khéo léo dẫn dắt họ vào vấn đề bạn muốn nói. Như vậy người
nghe không bị mất hứng và thích thú với những gì bạn sắp nói.
- Lái ngay vào vấn đề từ một tình huống bất chợt: Cũng có những
lúc bạn lâm vào tình thế khó xử hay tức cười thì cũng đừng lúng túng hay nạt nộ
để lấp liếm. Như vậy sự việc càng đi xa và người đang tiếp xúc với bạn cũng
không hài lòng với thái độ của bạn. Gặp trường hợp như vậy, bạn hãy bình tĩnh
và nhanh chóng liên hệ ngay tình huống của bạn vào một vấn đề nghiêm túc,
logic.
- Cố tình hiểu sai câu nói của người khác: Nhiều khi sự
hiểu sai này lại mang lại thành công lớn. Khi nhân viên có những lời phàn nàn
hay nhận xét không phù hợp mà bạn muốn bác bỏ, nếu có thể được hãy cố hiểu sai
và đưa câu chuyện sang hướng ngược lại có lợi cho bạn, cho Công ty.
- Ứng đáp theo hứng: Đây là cách sử dụng ngôn ngữ của những
người thông minh, lanh lẹ, biết tuỳ hoàn cảnh đối đáp tài tình. Khả năng này
không phải ai cũng có, muốn rèn luyện được phải học hỏi cả về trí thức lẫn bản
lĩnh.
- Mượn ngay ý của đối phương để tranh thủ cảm tình: Nhiều người
thường hay lấy những điểm yếu của đối phương để châm biếm, đả kích. Người khôn
khéo ứng xử sẽ mượn ngay những ý đó để tự nâng giá trị của mình. Cách này lật
ngược tình thế rất nhanh và quay ngược sự châm biếm vào tác giả của nó.
- Hài hước: giúp giải ngay trong những hoàn cảnh khó khăn làm nóng
ấm bầu không khí lạnh lùng, mang lại niềm vui cho mọi người.
Thái độ chân thành thể hiện qua ngôn ngữ sẽ mang lại cảm
giác tin tưởng, một yếu tố rất quan trọng trong các mối quan hệ công cộng.
Trong tiếp xúc hàng ngày, dù đã quen thân thì những sự vô tình trong lời ăn
tiếng nói, ngữ điệu cũng dễ xảy ra sự hiểu lầm. Sự chân thành sẽ xoá đi những
trở ngại đó, khiến mọi người tin tưởng bạn. Gặp những tình huống khó xử, sự
chân thành của bạn có thể là liều thuốc giải toả công hiệu.
Thái độ chân thành khiến con người cảm thông với nhau hơn
và dễ dàng bỏ qua cho nhau những hiềm khích, cáu giận.
Trong khi làm việc, người làm quan hệ công cộng cần chú ý
mấy vấn đề sau:
- Phải giải quyết vấn đề đúng đắn, căn cứ vào từng người,
từng công việc và các ý kiến cụ thể để tìm lời thích hợp. Không nên mang một
kịch bản áp dụng vào mọi trường hợp.
- Các ý kiến phải có những lời giải thích hay, có cơ sở
vững chắc không quá khoa trương.
- Nên chân thành trong câu trả lời, không nên đáp ứng một
cách vô lý yêu cầu của họ cũng như không nên áp đặt ý kiến của bản thân mình
cho người khác.
Nếu bạn thực hiện được những điều trên bạn có thể tăng
thêm sự tin cậy của đồng nghiệp đối với mình, loại bỏ dần những áp lực không
đáng có.
Có những cách sau đề giành được sự tín nhiệm của mọi
người:
- Giữ lời hứa: Khi đã đưa ra lời hứa hẹn với một ai bạn
cần chắc chắn có làm được không. Để tránh thất hứa bạn không nên nhanh chóng
hứa hẹn điều gì. Một khi đã hứa thì không có lý do gì để huỷ bỏ.
- Khi làm việc phải theo kế hoạch cụ thể không thể tuỳ hứng: Phải làm việc
với lòng hăng say, yêu nghề bằng vốn tri thức chắc chắn, phong phú.
- Không nên lẫn lộn giữa việc công và việc tư: phải thành
khẩn, công bằng. Trong công việc, nên tập trung vào kết quả công việc, xem xét
đánh giá khả năng nhân viên qua hiệu quả công việc: Không quá khe khắt trong
tình cảm cũng như không nói xấu sau lưng. Điều cần thiết là luôn luôn công tâm,
không nịnh bợ, tâng bốc, không so đo tính toán thiệt hơn.
- Có tinh thần hợp tác, hoà đồng với mọi nhân viên: Phải đứng ở vị
trí của mọi người để nhìn nhận vấn đề, làm việc bằng tất cả sự nhiệt tình của
mình.
- Luôn luôn tâm niệm: mất lòng tin sẽ mất tất cả.
Người quản lý cũng phải biết tranh thủ sự thông cảm và
ủng hộ của người dưới. Dù bạn có là người quản lý tài năng đến đâu trong công
việc, được lãnh đạo tin tưởng nhưng đối với nhân viên không được sự cảm tình
cũng không phải là người quản lý thành công. Trong thời gian làm việc không thể
trò chuyện trao đổi nhiều nhưng cũng cần làm cho nhân viên hào hứng, vui vẻ
trong công việc. Như vậy tự nhiên công việc sẽ tiến triển tốt đẹp hơn.
Bạn phải cố gắng rèn luyện bản thân để nhân viên yêu quý,
chào đón bạn mỗi khi bước đến nơi làm việc.
Có một thói quen nhiều người hay mắc phải là thao thao
bất tuyệt trong các cuộc họp rồi sau đó mới nhận ra rằng chỉ mình ông ta nói,
chẳng ai phản ứng gì. Có biểu hiện này vì người đó nghĩ rằng mình là trung tâm
của buổi họp, thiếu họ thì không làm được việc gì. Thực ra chính thói độc thoại
kia đã khiến mọi người không có cơ hội phát triển. Chẳng nhân viên nào muốn
chen ý kiến của mình khi nhìn dáng điệu hả hê của thủ trưởng. Mục đích của họp
hành, nhất là những buổi có tính chất nghiên cứu là lấy ý kiến của mọi người,
nên hãy để cho nhân viên được phát biểu xây dựng ý kiến.
Ngoài ra, với cương vị người lãnh đạo, người quản lý phải
ý thức được sự cần thiết phải tạo điều kiện cho cấp dưới hiểu mình và mình cũng
hiểu cấp dưới. Làm như vậy vì lãnh đạo chỉ là một người trong khi nhân viên thì
nhiều nên hãy để số đông hiểu và nhận xét bạn.
Nhân viên thường chú mục vào từng cử chỉ, vẻ mặt của cấp
trên. Nhưng nếu bạn quá đà về làm dáng, tạo vẻ sẽ trở thành kịch, không thật.
Phải giữ ở những ngưỡng nhất định, nếu không, hiệu quả sẽ không như mong muốn.
Trên một chừng mực nào đó, người lãnh đạo là tấm gương để nhân viên nhìn vào.
Cấp trên cũng phải chú ý quan sát biểu hiện của cấp dưới.
Nếu nhận thấy những cử chỉ, thái độ không thân thiện thì phải tự xem xét lại
mình có hành động, lời nói gì quá đáng khiến mọi người lạnh nhạt không. Bạn nên
chủ động tạo bầu không khí gần gũi, chân thành.
Tuy nhiên, lãnh đạo cũng không nên quá dễ dãi làm mất vẻ
uy nghiêm của mình, làm nảy sinh sự vô kỷ luật. Vì vậy cần kết hợp cân đối hai
khía cạnh nghiêm khắc và khoan dung. Khi phải truyền đạt những thông tin quan
trọng cần phải giữ thái độ nghiêm túc, đúng mực. Còn trong trường hợp xảy ra
những tình thế không thể cứu vãn thì không nên quá nghiêm trọng trong cách nói
để nhân viên chán nản, thất vọng. Người lãnh đạo cũng cần làm gương để kích
động không khí, động viên mọi người cùng chia sẻ khó khăn.
Những câu hỏi của cấp dưới có quan hệ đến tâm tư tình cảm
của họ, cấp trên cần phải trả lời. Những suy nghĩ trong lòng của bạn nếu không
được biểu đạt bằng lời thì không ai có thể hiểu bạn muốn gì.
Một số người thường hay áp dụng biện pháp không trả lời
câu hỏi của cấp dưới khi chưa biết cách trả lời vấn đề họ nêu như thế nào. Có
thể với họ là cách làm bắt buộc nhưng không công bằng đối với cấp dưới. Khi
người cấp dưới có việc đến xin ý kiến của cấp trên mà không được trả lời, họ sẽ
rất thất vọng và mặc cảm, từ đó khiến họ băn khoăn với hàng loạt câu hỏi trong
đầu. Như thế, họ sẽ nghi ngờ tất cả, kể cả độ tin cậy của họ đối với bạn từ
trước đến nay. Cứ tiếp diễn tình trạng này sẽ làm giảm nhiệt tình công tác của mọi
người.
Gặp phải tình huống khó trả lời, bạn hãy cứ nhìn thẳng
vào người đối diện, khích lệ anh ta bày tỏ ý kiến của mình bằng ánh mắt dịu
dàng, cảm thông. Như vậy, dù không nói nửa lời thì thái độ chăm chú của bạn và
sự trân trọng ý kiến của anh ta sẽ làm anh ta không thấy tự ái.
Dù bạn có bận rộn đến mức nào đi chăng nữa hay không
thích thú các câu hỏi không đâu vào đâu cũng phải tỏ sự tôn trọng, quan tâm đến
đối phương, trả lời rõ ràng, rành mạch tất cả các câu hỏi họ nêu ra. Có thể
điều này gây cho bạn sự khó khăn nhưng không thể không làm. Rèn luyện để trả
lời các câu hỏi thành thật, rõ ràng nhanh gọn là yêu cầu hàng ngày của người
quản lý.
Bạn hãy quan sát, những nơi nào có sự trao đổi chân tình
thẳng thắn giữa cấp trên và cấp dưới thì quan hệ của họ sẽ rất tốt đẹp còn công
việc thì trôi chảy hơn.
Dư luận quần chúng luôn đi theo khuynh hướng nhất định.
Tính khuynh hướng này có thể nâng bạn lên nhưng ngược lại cũng có thể đánh gục
mọi cố gắng thu phục nhân tâm của bạn. Trong một tổ chức, một công ty muốn
thành công trong tạo hình ảnh thân thiện với tất cả mọi người cần có sự trợ
giúp của dư luận. Mà dư luận hoàn toàn có thể tạo ra và dẫn dắt có lợi cho ai
đó khéo léo biết lái đúng hướng. Chính vì vậy việc dẫn dắt dư luận đã trở thành
một trong những biện pháp quan trọng của quan hệ công cộng. Nhiệm vụ chính của
người làm công tác tuyên truyền là phải thuyết phục được đa số. Có năm cách tạo
ra dư luận sau.
Thứ nhất: Tạo phản ứng kích thích. Mục đích của nó là thông qua
việc gây phản ứng với tập thể để thiết lập mối quan hệ. Trong khi thực hiện
việc truyền bá tư tưởng, ý định hãy dùng nhiều những từ ngữ hàm nghĩa, kích
thích óc suy đoán của mọi người.
Thứ hai: Tạo phản ứng thu hút, phân tích nhu cầu và động cơ của
đối tượng, khi đã hiểu được họ muốn gì thì dùng cái họ muốn để thu hút.
Thứ ba: Nhằm vào nhận thức của đối tượng. Bản chất của con người
là động vật cao cấp, có khả năng suy nghĩ về mọi vật và bản thân. Cách làm này
có hai dạng cụ thể: dạng một là thuyết phục công chúng bằng cách cung cấp đầy
đủ các thông tin cần thiết, chính xác. Bước hai là dùng ngay tâm lý của quần
chúng để thay đổi thái độ của chính họ.
Thứ tư: Tạo những phản ứng mang tính xã hội. Con người là chủ
thể xã hội, những hành vi của họ là sự ảnh hưởng của môi trường xung quanh và
ngược lại.
Cuối cùng là dựa theo tính cách để hướng dư luận. Mục
đích chính của phương pháp này là khi giao tiếp cần phải chú ý đến tính cách để
đưa ra những đòi hỏi có tính quyết định.
Dù về mặt bằng cấp kiến thức chuyên ngành người quản lý
có thể có mặt không bằng nhân viên của mình. Nhưng điều đó cũng không ảnh hưởng
đến tình cảm của nhân viên dành cho lãnh đạo của họ nếu người đó luôn nhiệt
tình trong công việc. Bạn phải luôn chứng tỏ mình là người nhiệt tình nhất
trong số nhân viên. Nếu được như vậy mọi người sẽ lấy bạn làm gương để cố gắng
làm việc. Họ sẽ nghĩ trong đầu về mặt nhiệt tình đúng là họ thua bạn hoàn toàn
và có sự nể phục bạn. Sự nhiệt tình đúng là một điều kiện bắt buộc của người
lãnh đạo để thu phục mọi người.
Sự thật là không có gì đáng nói nếu người lãnh đạo nổi
trội hơn cấp dưới về tài năng, trí thức, bản lĩnh... Nhưng rất hiếm khi có được
một người hội tụ đầy đủ các đức tính đó. Đã sinh ra là con người thì ai cũng có
những mặt thua kém người này người khác. Những trường hợp cá biệt rất ít có.
Bởi vậy, kém hơn cấp dưới về nhiều mặt cũng là điều có
thể chấp nhận được. Nhưng ngay đến cả lòng nhiệt tình bạn cũng không có thì
không thể chấp nhận. Tri thức chuyên môn bạn có thể là người đứng thứ hai, thứ
ba thậm chí thứ năm nhưng nhiệt tình phải xếp hàng thứ nhất.
Có người lãnh đạo nhiệt tình nhân viên sẽ tự giác làm
việc tốt hơn. Dù bạn có tài trí hơn người mà không hăng hái trong công việc thì
cấp dưới sẽ không bao giờ làm hết năng lực của họ và trong con mắt họ bạn chẳng
xứng đáng làm người quản lý của họ. Tóm lại, không hơn được người về khả năng
chuyên môn thì phải có nhiệt tình đối với công việc. Có điều kiện này, bạn sẽ
được mọi người nhiệt tình giúp đỡ: người hơn bạn về trí tuệ sẽ giúp bạn về trí
tuệ, người hơn về sức lực sẽ phát huy sức lực để cùng đạt đến mục đích.
Ngày nay, xã hội ngày càng tiến bộ nhanh. Tất cả các
ngành, các nghề cũng thay đổi theo ngày tháng, những kiến thức mới xuất hiện
liên tục. Việc bắt kịp và nắm vững những tri thức mới ấy không những khó khăn
mà còn rất khó lĩnh hội. Nói điều này để chứng tỏ rằng về mặt nào đó, người
lãnh đạo không cần phải thật giỏi về chuyên môn, thông thạo mọi lĩnh vực. Bởi
đã có sẵn những nhân viên giỏi giúp đỡ. Cái cần thiết là người lãnh đạo phải có
lòng nhiệt tình đối với công việc.
Thiếu lòng nhiệt tình, nhân viên sẽ không hết lòng vì
Công ty, vì công việc chung. Vì vậy, người lãnh đạo phải luôn suy nghĩ xem mức
nhiệt tình của mình đến đâu. Sau khi đã tự hỏi mình, nếu đã tin mình là người
nhiệt tình nhất bạn sẽ có tâm trạng an tâm, phát huy tốt vai trò trách nhiệm
của mình. Nếu chưa thấy nhiệt tình của mình đủ để mọi người tin yêu phải tìm
cách tự nâng nhiệt tình lên. Ngược lại nếu không thể thực hiện được điều này
bạn không phù hợp với vai trò người quản lý.
Con người thường hành động theo động cơ của danh lợi do
bắt buộc phải làm. Những hành động như vậy do lý tính điều khiển, chứ không
phải do họ tự giác tiến hành. Khi những động cơ thúc đẩy họ làm việc không còn
nữa thì họ sẽ ngừng ngay công việc.
Trên phương diện tâm lý, lãnh đạo giỏi là tạo ra các động
cơ để khiến người khác làm việc cho mình vì động cơ bên trong và bên ngoài. Nếu
dùng những động cơ bên ngoài bắt người ta làm việc thì không thể mong sự nhiệt
tình hăng hái khi tiến hành những hành động do động cơ bên trong thôi thúc. Như
vậy tìm ra động cơ bên trong mới là cách làm hiệu quả, gây cảm tình tốt. Chẳng
hạn khi giao công việc, người quản lý hãy thân mật nói với nhân viên tầm quan
trọng của công việc được giao, khả năng hoàn thành công việc được giao của anh
ta và lòng tin tưởng của mình với người đó. Nói như vậy, tự nhiên người nhân
viên sẽ thấy mình phải có trách nhiệm hơn với công việc để không phụ lòng tin
của cấp trên. Nên nhớ mỗi câu nói ra phải thể hiện được tình cảm và sức thuyết
phục thì dễ lay chuyển lòng người hơn cách nói mệnh lệnh khô khan.
Cấp trên hãy cố gắng nhớ được tên họ của cấp dưới, khi
gọi nhân viên có cảm tình hơn. Lúc ấy, nhân viên sẽ hiểu đó chỉ là cách lấy
lòng, gây cảm tình nhưng vẫn thấy vui vẻ, thoả mãn. Việc này làm không khó, chỉ
cần bạn lưu ý và học lấy thói quen này.
Tình cờ gặp nhân viên ở đâu đó, nên tiến lại hỏi han về
gia đình, sức khoẻ... sẽ làm cho cấp dưới cảm động trở lên gần gũi với cấp trên
hơn. Đã là cấp trên phải tâm lý: giỏi vận dụng các yếu tố đánh vào tình cảm để
khích lệ nhiệt tình làm việc của cấp dưới khiến họ làm việc hết mình.
Cuối cùng, tôi xin được nhắc lại một lần nữa là bạn đừng
tiết kiệm những lời khen khi muốn gây cảm tình với nhân viên. Bạn phải nhớ tâm
lý con người ai cũng muốn được khen chứ không phải bị chê trách. Làm lãnh đạo,
khi khen cũng như khi khiển trách nên lấy nguyên tắc tâm lý này làm kim chỉ
nam. Mục đích của khen - chê là đạt được sự hỗ trợ, yêu mến nhằm làm tốt nhiệm
vụ được giao. Nếu bạn dùng biện pháp thưởng phạt tuỳ theo tình cảm yêu ghét cá
nhân sẽ không đạt mục đích trên. Trước khi khiển trách, hãy khen thật nhiều để
lấy sự đồng cảm, không khí hữu hảo, giảm căng thẳng sau đó.
Mời thư giãn với nhạc phẩm NHỮNG NGÀY XƯA THÂN ÁI
của Phạm Thế Mỹ, qua tiếng hát Duy Khánh:
*.
VŨ THỊ HƯƠNG MAI
Địa chỉ: Khu tập thể Tổng công ty 319
quận Long Biên, thành phố Hà Nội.
Email: huongmai8081@yahoo.com.vn
.
.
..............................................................................................................
- Cập nhật theo nguyên bản tác giả gửi qua email ngày 27.10.2019.
- Bài viết không thể hiện quan điểm của trang Đặng Xuân Xuyến.
- Vui lòng ghi rõ nguồn dangxuanxuyen.blogspot.com khi trích đăng
lại.
0 comments:
Đăng nhận xét